Politique de confidentialité
Version du 30 octobre 2026.
Responsable du traitement
GUIDE SAFE, nom commercial de Benjamin Jonathan Gerald RIOWAL, entrepreneur individuel (EI), SIREN 531 119 279, SIRET 531 119 279 00077, 229 chemin des Vignes, 81700 Lempaut, France. Contact : agence@guidesafe.fr ; 07 77 13 99 69.
Données et finalités
Les coordonnées des interlocuteurs professionnels, informations d’entreprise ou d’établissement, messages, devis, croquis, plans, BAT, documents de commande et factures sont utilisés pour répondre aux demandes, établir les devis, réaliser et livrer les prestations, assurer leur suivi et satisfaire les obligations comptables. Les données du compte servent à la connexion et à l’accès aux seuls dossiers et documents autorisés. Les données techniques servent à la sécurité et à la prévention des abus. Les champs obligatoires sont signalés ; leur absence peut empêcher le traitement de la demande ou la création du compte.
Les demandes et prestations reposent sur les mesures précontractuelles et l’exécution du contrat lorsque la personne est partie au contrat. Pour les représentants d’entreprises ou de collectivités, le traitement des coordonnées professionnelles repose sur l’intérêt légitime de gérer la relation professionnelle. La facturation et la conservation comptable répondent aux obligations légales. La sécurité du service et la prévention des abus reposent sur l’intérêt légitime de protéger les données et le service. Aucun consentement général obligatoire au RGPD ne remplace ces bases.
Personnes habilitées et destinataires
Benjamin Riowal, Séverine Gazel et Melvin Mutel interviennent dans la réalisation des plans. Seules les données utiles à leurs missions leur sont destinées ; cette mention ne crée aucun droit d’accès informatique supplémentaire.
L’imprimeur reçoit généralement uniquement les fichiers des plans. Lorsqu’une livraison directe dans les locaux d’une société de sécurité incendie partenaire a été convenue, seules les coordonnées nécessaires à cette livraison sont également transmises aux intervenants concernés pour l’impression et l’acheminement. Ces données ne sont pas destinées à une utilisation commerciale indépendante.
La comptabilité et la facturation sont réalisées par GUIDE SAFE avec L by LCL Pro et son module de facturation Kolecto. Aucun cabinet comptable extérieur n’intervient selon l’organisation déclarée. LCL et les opérateurs du service concerné traitent les données selon leurs fonctions et les conditions applicables au service ; leur rôle exact ne doit pas être déduit du seul nom de la banque.
IONOS assure l’hébergement du site et des services associés, dont la messagerie configurée. WordPress, Ultimate Member et Forminator interviennent dans le fonctionnement du site ; leur installation ne signifie pas que toutes les données sont transmises à leurs éditeurs.
Stockage et confidentialité
GUIDE SAFE conserve ses documents professionnels sur ses ordinateurs et un disque dur externe, ainsi que dans les services hébergés chez IONOS. Les plans et factures privés du site utilisent un stockage hors du répertoire web public et un contrôle de rattachement au compte côté serveur. Connaître une référence ou posséder un lien ne suffit pas à autoriser un téléchargement.
Les lieux de traitement et les éventuels transferts internationaux des prestataires dépendent de leurs conditions contractuelles. Aucune localisation exclusivement française ni absence de transfert hors Espace économique européen n’est affirmée sans élément contractuel vérifié.
Durées de conservation retenues
| Données | Durée et point de départ |
|---|---|
| Demandes de contact sans suite | 12 mois après clôture de la demande. |
| Devis non acceptés et échanges associés | 3 ans après le dernier échange venant du prospect ; suppression plus tôt des pièces techniques devenues inutiles. |
| Croquis et versions intermédiaires | 12 mois après livraison définitive, puis suppression des éléments inutiles. |
| Plans définitifs dans l’Espace Pro | Disponibilité pendant 3 ans après livraison ; archivage professionnel à accès restreint jusqu’à 5 ans après clôture du dossier lorsque nécessaire au suivi ou aux réclamations. Ces périodes ne s’additionnent pas automatiquement. |
| Compte sans dossier actif | Fermeture après 3 ans sans connexion ni échange commercial, avec information préalable. Les pièces soumises à une autre obligation de conservation sont séparées du compte actif. |
| Devis acceptés, BAT validés et preuves contractuelles | Archivage restreint pendant 5 ans après clôture de la relation concernée, sous réserve d’une obligation particulière applicable à une pièce. |
| Factures et justificatifs comptables | 10 ans à compter de la clôture de l’exercice concerné. Cette obligation ne signifie pas que tous les documents doivent rester accessibles en ligne pendant dix ans. |
| Journaux SMTP du site | 14 jours : durée configurée dans FluentSMTP. Elle ne détermine pas la conservation des messages dans les boîtes de messagerie ni les journaux du fournisseur. |
| Journaux de sécurité, lorsqu’ils sont produits | Politique retenue : 6 mois glissants, sans mots de passe ni contenu des plans. La conservation effective dépend du service de journalisation concerné. |
| Sauvegardes courantes | Politique retenue : 30 jours glissants ; son application aux sauvegardes du fournisseur doit correspondre aux possibilités et réglages contractuels effectifs. |
Benjamin Riowal assure manuellement le classement, l’archivage et les suppressions périodiques. Aucune automatisation supplémentaire n’est prévue. Les archives ne sont accessibles qu’aux personnes ayant encore besoin d’en connaître. Les copies sur les ordinateurs, le disque externe et dans la messagerie doivent suivre les mêmes règles de tri. En cas de litige ou d’obligation légale, seules les pièces nécessaires sont conservées pendant la durée justifiée. Une suppression d’un espace actif n’efface pas immédiatement toutes les sauvegardes ; celles-ci suivent leur cycle de renouvellement et ne constituent pas un accès courant aux dossiers.
Inscription et formulaires
Le compte Client Guide Safe est créé et activé immédiatement à l’inscription. Aucune validation administrative ni confirmation par e-mail n’est obligatoire. L’e-mail de bienvenue est informatif : son absence ne bloque ni le compte ni la connexion. Le devis est accepté par retour d’e-mail. GUIDE SAFE transmet personnellement les instructions de création du compte et gère ensuite le dossier selon sa procédure habituelle, sans rattachement automatique d’un devis antérieur à l’inscription.
Le nouveau moteur contact/devis ne conserve pas d’historique contenant le corps des demandes ou leurs pièces jointes. Les pièces contrôlées du devis sont copiées temporairement dans un stockage privé pour la phase de message administrateur, puis les copies sont supprimées en fin de traitement. L’accusé ne contient pas de pièce jointe. Les échanges effectivement reçus dans les boîtes de messagerie relèvent des durées métier ci-dessus.
Les compteurs anti-abus utilisent des empreintes et dates sur dix minutes. Le cookie technique gsf_browser est valable deux heures. L’état technique de transmission prévu pour le parcours public expire après vingt-quatre heures ; celui des simulations après une heure. Il ne contient ni corps du message, ni adresse en clair, ni pièce. La suppression physique des états dépend du planificateur WordPress. Un résultat de transport incertain n’entraîne pas de relance automatique.
Cookies
La règle retenue est de limiter le site aux cookies nécessaires au fonctionnement, à la connexion et à la sécurité. Aucun outil publicitaire ou statistique n’a été demandé par l’exploitant. Cette déclaration ne constitue pas une preuve technique d’absence de tout traceur facultatif. Les informations établies et limites de vérification figurent dans la politique de cookies.
Vos droits
Selon le traitement et les conditions applicables, vous pouvez demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation, l’opposition ou la portabilité en écrivant à agence@guidesafe.fr ou à l’adresse professionnelle ci-dessus. L’effacement ne fait pas obstacle aux obligations légales de conservation. Une vérification d’identité proportionnée peut être demandée en cas de doute raisonnable. Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL sur www.cnil.fr.